De voordelen van een nauwkeurig gedateerd document

De extractie van de datum van een document is erg belangrijk omdat het extra mogelijkheden binnen uw documentbeheersysteem mogelijk maakt. Ook kan het helpen tijdens een migratieproces.

U kunt bijvoorbeeld een zoekopdracht uitvoeren op basis van een specifieke datum of een bereik tussen twee datums. Wat ook kan, is documenten verwijderen die u niet meer nodig heeft. Dit leidt tot besparing op schijfruimte en kosten voor computationele complexiteit wanneer u op zoek bent naar een document. Het belangrijkste is dat u hiermee voldoet aan de moderne normen en vereisten door onnodige documenten niet langer te bewaren dan nodig.

Wat is de echte datum van een document?

De echte datum van een document wordt bijna in alle gevallen het nauwkeurigst gespecificeerd in de tekst van dat document, indien aanwezig. Vaak kan een fout worden gemaakt door te vertrouwen op digitale metadatavelden die worden gegenereerd door een bestandssysteem of software voor het genereren van documenten. Deze datums zijn technisch correct vanuit het digitale perspectief van het document, maar zijn in veel gevallen inaccuraat als het gaat om ons werkelijke begrip en gebruik ervan in dagelijkse taken.

Een gescande factuur van 27-02-2016 die vandaag wordt gedigitaliseerd, krijgt bijvoorbeeld de datum van vandaag als ‘aanmaakdatum’ vanuit digitaal perspectief, maar de realiteit is dat deze op 27 februari 2016 is gemaakt.

Als u die factuur wilt vinden, welke datum heeft u dan waarschijnlijk nodig?