Inzicht in effectieve Acties

De afgelopen maanden hebben wij tijdens meerdere digitale vergaderingen de wens gehoord om weer een keer fysiek bij elkaar te komen. Dit om met collega’s over ontwikkelingen en ervaringen rond het inventariseren en verwerken van ongestructureerde informatie (zoals MsOffice, PDF, e-mails en scans), bijvoorbeeld op netwerkschijven of in Outlook, van gedachten te wisselen.

Wij, Van Kaliber en Migrato, geven graag invulling aan deze wens en nodigen je bij deze uit voor een kennissessie op 8 juni a.s. in het Jaarbeurs congrescentrum, zaal Royal Lobby, te Utrecht. Het thema van de sessie is: “Inzicht voor effectieve Acties”. We gaan in op de mogelijkheden en het belang van een gedetailleerd overzicht en inzicht in de status en inhoud van de ongestructureerde informatiehuishouding van een organisatie. Om aansluitend met dit concrete inzicht effectieve vervolgstappen te plannen en te realiseren. Dit variërend van aangepaste beheersmaatregelen, opschoning, selectieve migratie of het voldoen aan bewaar en vernietiging wet- en regelgeving.

Om te prikkelen met wat wel en wat juist niet te doen rond het verkrijgen van een gedetailleerd inzicht en hoe de daaropvolgende acties vorm te geven, hebben we een drietal organisaties en daarin betrokken medewerkers bereidt gevonden om hun ervaringen en tips te delen.

In hoofdlijnen willen graag met en voor jou het volgende programma invullen:

09:00 – 09:30 – Ontvangst en registratie

09:30 – 09:45 – Welkom en introductie

09:45 – 10:15 – 5 jaar Monitor Digitale Informatie: inzicht, risico’s en maatregelen

Door Marita Langerak en Carlo Huigen – Van Kaliber

Van Kaliber heeft in de afgelopen 5 jaar bij meer dan 60 organisaties de Monitor Digitale Informatie (MDI) uitgevoerd. De MDI biedt inzicht in de aard en omvang van de digitale informatie in de organisatie. Vandaag delen we de rode draad van deze analyses. Wat zijn de belangrijkste trends en ontwikkelingen om digitale informatie veilig en toegankelijk te houden?

10:15 – 10:45 – Regionaal Archief Alkmaar: Inzicht in Digitale Informatie

Door Daniëlle van Mourik en Annemaartje van Strien, Regionaal Archief Alkmaar.

Het RAA laat sinds 2018 onderzoek uitvoeren naar de digitale informatie van de gemeenten en de Gemeenschappelijke Regelingen in de regio Alkmaar. Daniëlle en Annemaartje gaan in op de inzichten in digitale informatie, wat de risico’s zijn en welke acties er genomen worden.

10:15 – 11:15 – Pauze

11:15 – 11:45 – Waterschap Rivierenland: Eerst opschonen, dan migreren

Door Jip van der Valk – Projectleider Contentanalyse en opschonen

Waterschap Rivierenland is in kader van een IT migratie naar de Cloud bezig met het inventariseren, analyseren, opschonen en herordenen van alle miljoenen bestanden op netwerkschijven. Dit in het kader van een migratie naar SharePoint en Teams. Er wordt nader ingegaan op de projectaanpak, hoe gebruikers te betrekken, bevindingen en resultaten tot nu toe. De Best Practices.

11:45 – 12:15 – Hoe krijg ik inzicht in een gegevensverzameling van ongestructureerde content?

Door Hans Kaashoek – Migrato

Migrato heeft in de afgelopen jaren vele projecten uitgevoerd waarbij ongestructureerde content op netwerkschijven is geanalyseerd. De resultaten van deze analyses worden gedeeld. Wat zijn de mogelijkheden in opschoning? Hoe kunnen we op basis van de analyses gecontroleerd een migratie uitvoeren? Hoe kan beschikbare software ons helpen om een analyse, opschoning, classificatie, migratie snel en adequaat uit te voeren.

12:15 – 12:45 – Kadaster: Eerst inzicht, dan de acties voor een goede Informatiehuishouding

Door Martijn de Waard – Records Adviseur Kadaster

Het Kadaster heeft zijn projectinformatie over netwerkschijven, document managementsystemen en applicaties verdeeld staan. Waar staat nu wat, is het nog relevant, moeten we of mogen we het bewaren, is het dubbel of verouderd? Kadaster heeft hier in de afgelopen maanden vooronderzoeken en testen gedaan met software tools om hier antwoord op te krijgen. Of dit gelukt is en hoe, daar gaat Martijn nader op in en ook ingaan op de toekomstplannen?

12:45 – 13:30 – Lunch

We zien erop toe dat de presentaties kort en bondig zijn zodat er voldoende tijd beschikbaar is voor interactie. Ook de afsluitende lunch biedt hiervoor natuurlijk voldoende gelegenheid.

Wij hopen dat je weer naar huis gaat met antwoorden op o.a. de volgende vragen:

  • Hoe krijg ik een overzicht over alle informatieverzamelingen binnen mijn organisatie en wat zijn de risico’s en maatregelen die genomen kunnen worden
  • Welke informatieverzamelingen hebben we eigenlijk allemaal, wat kunnen we er mee, wat moeten we er mee
  • Migreren naar de Cloud, doen we een lift en shift of gaan we eerst opschonen, ontdubbelen e.d.
  • De waarde van alle ongestructureerde content
  • Hoe hebben andere organisaties dit aangepakt en wat zijn de resultaten
  • Welke software tools zijn er beschikbaar om het proces van analyse en verwerking mee uit te voeren
  • Wat is de te verwachten doorlooptijd en aanpak van inventarisatie, analyse tot aan resultaat

Graag horen we, als reply op deze uitnodiging, of je aanwezig bent op de kennissessie van 8 juni a.s. Aanmelden kan ook via de volgende link; https://www.eventbrite.nl/e/618835512677

Aan de deelname zijn geen kosten verbonden. Kan je zelf niet, maar is het nuttig voor een collega, stuur gerust de uitnodiging door.