Digitalisering en optimalisering tweehonderd personeelsdossiers perfect geslaagd, maar…
Het ging om het digitaal beschikbaar krijgen van tweehonderd personeelsdossiers. Op één plek en voor zowel de bevoegde interne HR Officers als de medewerkers zelf. Samen met migratiespecialist Migrato en digitaliseringspartner GMS is ‘Bertus’ erin geslaagd het gewenste eindresultaat te bereiken. Case closed, op naar de volgende klus. Zou je denken. Zo simpel ging het echter niet helemaal.
Planning en wat je wanneer van wie mag verwachten vastleggen en duidelijker communiceren.
Ooit begonnen als platenwinkeltje en na enkele jaren heeft het bedrijf de overstap naar groothandel en distributeur gemaakt. De afgelopen 50 jaar is Bertus Groothandel & Distributie uitgegroeid tot een internationale (hoofdrol)speler op het gebied van productie, verkoop, distributie van Vinyl en cd’s. Bertus Groothandel & Distributie is onderdeel van Artone, waar ook Records Industry en de labels V2 Benelux, Music on Vinyl en Music on CD onder vallen. Na de fusie met Record Industry is een marktleidende organisatie ontstaan in de muziekindustrie, met alleen al bij Bertus bijna tweehonderd medewerkers.
Erfenis in HR-dossiers
Kelly van de Velde is sinds januari 2022 HR-manager bij Bertus waarbij ze ook de medewerkers van V2 Benelux, Music on Vinyl en Music on CD bedient. Ze kreeg te maken met een ‘erfenis’, zoals ze het zelf aangeeft. ‘Toen ik aantrad was er sprake van enorme versnippering van de personeelsdossiers. Een deel stond al digitaal in ADP, ons personeelsmanagement systeem, een deel stond opgeslagen op de back-up schijf, een deel was hard copy gearchiveerd en een deel van de documenten moest nog worden gearchiveerd. Kortom, werk aan de winkel om ervoor te zorgen dat we weer grip kregen op deze belangrijke documenten.’
Vervuiling
Bovendien waren veel dossiers niet op orde: ze waren deels gevuld met allerlei documenten die er niet in hoorden. Die vervuiling was ontstaan door het ontbreken van goede procedures in het verleden over hoe om te gaan met deze dossiers en de bijbehorende documenten. Zo kon het dat er van alles in een personeelsdossier terecht kwam dat daar niet thuishoorde. ‘Van conceptcontracten tot allerlei gewone Word-documenten die al dan niet waren ondertekend en er waren door de versnippering ook nogal eens dubbele documenten ingeslopen. Dat was daarom een van de belangrijkste eisen: al die vervuiling moest uit de dossiers en dat wat overbleef moest digitaal worden gemaakt, gecategoriseerd en vindbaar gemaakt in ADP.’
Zoeken naar specialist
Dat was een heldere boodschap waar ze mee de markt op ging. Kelly zocht een specialist die de klus zou willen en kunnen klaren volgens de wensen en eisen van Bertus. ‘Er was wel wat haast bij geboden. Althans, ik was net gestart en het eerste wat ik in mijn rol voor elkaar wilde hebben, was dat die dossiers digitaal beschikbaar zouden komen. Zowel in ADP als op onze back-up schijf. Er is wet- en regelgeving die zegt dat medewerkers eenvoudig toegang moeten kunnen krijgen tot de informatie die in hun personeelsdossier is opgeslagen. En eenvoudige toegang was niet de kwalificatie die ik eraan wilde geven op dat moment.’
Eerste stappen voorspoedig, maar toen…
Met wat zoeken op internet kom je een heel eind tegenwoordig en ze kwam terecht bij Migrato. Deze specialist had samen met digitaliseringspartner GMS meerdere van deze projecten op zijn cv staan. Kelly: ‘Het contact met Oscar Dubbeldam van Migrato verliep heel prettig. We zijn een middag met de betrokkenen bij elkaar gaan zitten om duidelijk te maken wat het idee was en wat de mogelijkheden waren. Van onze kant hebben we het project uitgelegd en wat we daarbij als eindresultaat voor ogen hadden. Vervolgens hebben we het gehad over welke échte HR-documenten wel en welke documenten specifiek niet meer in de dossiers zouden moeten zitten nadat ze in ADP zouden zijn ingelezen. Voor ons zou het project een succes zijn wanneer alle dossiers op één plek digitaal beschikbaar zouden zijn en tegelijkertijd op een back-up schijf zouden staan. Dat gaf allemaal geen problemen. Oscar gaf aan dat de tweehonderd dossiers zouden worden opgepakt, geschoond, ontdubbeld etc. en dan (voor wat betreft de papieren dossiers) gedigitaliseerd door GMS. Vervolgens zouden zij de bestanden gereed gemaakt voor inlezing en raadpleging in ADP. Er werd een account aangemaakt, zodat de mensen van Migrato bij de al digitaal aanwezige dossiers konden. Het project verliep voorspoedig. Binnen relatief korte tijd waren zo alle dossiers beschikbaar om in te lezen in ADP en ze werden geüpload. Maar wat bleek: er zaten nog steeds behoorlijk wat overbodige dubbele en Word-documenten in. Dat was niet wat we wilden uiteraard.’
Fout in herkenning en categorisering
Het bleek dat – waarschijnlijk – door een ‘bug’ bepaalde documenten niet werden herkend als dubbel, overbodig of als ‘onecht’ HR-document. Kelly: ‘Sommige verschillende documenten binnen een subcategorie van een personeelsdossier hadden allemaal dezelfde benaming gekregen, terwijl het om hele andere documenten ging. Er was duidelijk iets mis gegaan met de benaming van documenten/-typen en de herkenning ervan. Kortom, daar waren we niet blij mee.’
‘Naar aanleiding van dat onbevredigende resultaat hebben wij een lijst opgesteld met onder andere de benoemde fout in benaming en de (steekproefsgewijze check op) dubbele documenten die volgens ons verkeerd waren gegaan, waardoor de dossiers zo in ieder geval niet bruikbaar waren’, aldus Kelly. ‘Deze lijst is gedeeld met Migrato, maar helaas was er in eerste instantie de reactie dat er altijd dubbele documenten in het archief zouden blijven staan. Na het nodige heen en weer mailen is er op aandringen van Bertus een meeting ingepland om de resultaten van het project te bespreken. Het bleek tijdens de meeting dat Migrato een cruciale meeting na het inscannen niet heeft ingepland om de dubbele documenten die uit het systeem waren gekomen met ons te kunnen doornemen. Het is tot op heden niet duidelijk waarom dit niet is gepland.’
Alle problemen opgelost
‘Na deze meeting waarin we alle hiaten en frustraties hebben doorgesproken verliep het beter. Heel goed zelfs. Het was ook zeker geen onwil van een van de betrokkenen, maar soms verlopen dingen blijkbaar niet helemaal zoals je had gedacht of gehoopt. Migrato heeft echter het project daarna voortvarend opgepakt, de (instellingen van de) software aangepast en alle problemen zijn opgelost.’ Inmiddels zijn alle 200 dossiers volgens alle specificaties en eisen ingelezen in ADP, opgeslagen op de back-up schijf en beschikbaar gemaakt voor die mensen die daar toegang toe moeten hebben.
Wederzijdse verwachtingen afstemmen
Kelly zou, terugkijkend, een aantal zaken bij een volgend project wel anders aanpakken. ‘Ik zou vooral de planning en wat je wanneer van wie mag verwachten vastleggen en duidelijker communiceren. Nu hadden we een overleg en spraken we zaken af, maar die werden dan achteraf niet in een mail bevestigd, waardoor (zo bleek achteraf) sommige zaken ‘in het luchtledige’ bleef hangen. Ik denk dat we met het beter vastleggen en bevestigen van afspraken wel de nodige problemen hadden kunnen voorkomen. Eigenlijk moet je niets aan het toeval overlaten. Dat geldt voor ons, maar ook voor een technologiepartner zoals Migrato. Wat voor hen een uitgemaakte zaak is, is dat voor ons niet. Wij zijn een klantorganisatie met een wens en een bepaald doel voor ogen. Daar hebben we dan vervolgens technologie voor nodig. Dat is echter niet onze kernactiviteit. Aan elkaar duidelijk maken hoe je wilt dat zaken verlopen en wanneer je iets van elkaar kunt verwachten is cruciaal voor het succes van zo’n project. Ik moet Migrato echter wel nageven: ze hebben zich erin vastgebeten en hebben het gewenste eindresultaat alsnog geleverd. Ook al ging het met hindernissen. Laten we eerlijk zijn: als we niet tevreden waren, zou dit verhaal er nooit zijn gekomen…’
Geïnteresseerd in onze andere referenties?
Bekijk onze overige klantverhalen
GGD Utrecht
Personeelsdossiers, analyseren, classificeren, opschonen en upload naar AFAS
BERTUS
Digitaliseren papieren HR dossiers, samenvoegen met digitale dossiers, classificeren, ontdubbelen en publiceren op ADP online.
Gemeente Leiden
‘Dossiers op Orde’ leidt straks tot 150 Tb aan digitaal archief bouwdossiers
Online
adviesgesprek?
Dan kunnen we u de mogelijkheden van Migrato direct uitleggen en laten zien. Dit doen we dan door de projecten en resultaten daarvan als inspiratie toe te lichten en daarna specifiek te kijken naar uw organisatie, processen, vraagstukken en mogelijkheden.