Analyse alle gegevens
Met de Content Analysis software van Migrato verzamelt u alle denkbare gegevens over, van en uit uw bestanden, die in een organisatorisch bedrijf gebruikt worden. De bewerkingsdata van een bestand, de looptijd van een contract of duplicaten liggen direct vast in een overzichtelijke en uniforme structuur.
Content Analysis analyseert de gegevens op basis van minimaal zeven essentiële elementen. Krijg gelijk een heldere rapportage met punten van aandacht en pas de informatie direct toe voor opschoning, veiligstelling of risico/waardebepaling van uw archief.
Herstructureren
Mag het identiteitsbewijs van een oud medewerker of de vergunning van een langgeleden gesloten project nog bewaard worden? Weet u nog waar ze te vinden zijn? Overzicht en inzicht van de aanwezige bestanden is van cruciaal belang voor elke organisatie, om grip te krijgen op of orde te brengen in een verzameling los bewaarde bestanden op een netwerkschrijf, een SharePoint site, een mailbox of een documentenbeheersysteem.
Content Analysis is uitermate geschikt voor organisaties die veel losse informatie en bestanden hebben – zoals klant- en projectdata, interne documenten, email berichten, website en communicatie data – en noodzakelijke overzichten en inzichten van die data willen verkrijgen.
Ieder type bestand heeft eigen interne en externe (wettelijke) bewaar- en vernietigingsregels. Bovendien variëren de eigenschappen en het gebruik van informatie door personele en organisatorische veranderingen. En schoning vindt zelden plaats, want er is genoeg opslagruimte. U verliest daardoor veel kennis over de inhoud en relevantie van de informatie.
Herkent u zich in deze organisatorische vraagstukken? Onze MICC Content Analysis is hét hulpmiddel voor informatie- en recordmanagers, gegevens en ICT-beheerders, afdelingsmanagers en compliance en security managers die meer willen weten over de aard en gegevens van de opgeslagen bestanden. Niets is belangrijker dan een efficiënte en veilige bestandsopslag.
Overzichtelijke rapportage
De overzichtelijke rapportage en grafische presentatie van een Content Analysis geeft uw organisatie inzicht in bijvoorbeeld de volgende aspecten:
- De aard, omvang en structuur van de gegevensverzameling (onder andere folderstructuur, naamgeving en mutatiegraad)
- De inhoud en omvang van de grootste deelverzamelingen
- Verschil, omvang en aantal van bestandstypes (inclusief dubbele bestanden, versies en variaties)
- Het gebruik, bijvoorbeeld archief-, data- en media-bestanden
- De toegankelijkheid
- De waarde, bijvoorbeeld woordgebruik, toegangspaden en gebruiksfrequentie
- Het risico als bestanden met persoon (AVG) gerelateerde woorden
Met deze informatie treft u direct noodzakelijke beheersmaatregelen ter ondersteuning van inrichting- en beheervraagstukken. Zoals opschoning en ordening, veiligstelling of risico/waarde bepaling. Dit ligt in het kader van bijvoorbeeld:
- AVG-onderzoek
- Verbeteren van de informatiekwaliteit en -ontsluiting
- Reduceren van beheer- en opslagkosten
Element analyse
Uw gegevens worden verzameld en geanalyseerd op basis van onder andere de volgende elementen:
- Gegevensverzameling: de aard, omvang, structuur en inhoud van de gegevensverzameling
- Meta data: de ontsluiting van de bestanden, meta datagebruik, naamgeving en auteurs
- Formaat: overzicht van het aantal en de omvang vreemde of niet meer actuele bestandstypes voor schoning of conversie naar een archiefwaardig formaat
- Ruimtewinst: het aantal inhoudelijk exact dubbele en versies/variaties van bestanden, de ruimte die deze in beslag nemen en de naam en locatie bepalen
- Informatie kwaliteit: overzicht van te schonen en archiefwaardige bestanden voor het verbeteren van de informatie kwaliteit van resterende informatie
- Capaciteitsplanning: inzicht in de groei van de informatieverzameling in aantallen en omvang voor de capaciteitsplanning
- Kosten: indicatie van de mogelijkheden voor het reduceren van beheer- en opslagkosten
Hiermee wordt exact inzicht gegeven in welke bestanden waar staan, de aard en de omvang hiervan, hoe de bestanden worden gebruikt, of ze dubbel voorkomen en hoe oud de files zijn. De verzamelde gegevens worden automatisch geanalyseerd met als resultaat een heldere rapportage met punten van aandacht en geeft u aanbevelingen voor onder andere mogelijke opschoningsacties.
Content Analyse van Migrato
Migrato heeft de afgelopen jaren diverse ondernemingen waardevolle inzichten gegeven in hun opgeslagen informatie door middel van de Content Analysis dienst. Enkele voorbeelden van deze organisaties zijn ABN AMRO, Achmea, SVB, College Rechten van de Mens en Waterschap Rivierenland.
Benieuwd naar hoe Migrato Achmea heeft geholpen om inzicht krijgen in de archiefwaardigheid en AVG gevoeligheid van 60 miljoen bestanden? Lees dan op de referenties over dit project.
Niet helemaal wat u zocht?
Bekijk onze overige diensten
Content Discovery
Analyseer en ontsluit leesbare informatie in bestanden
Content Migration
Opschoning en automatisering van migratie projecten
Content Publication
Automatisering en publicatie van uw bedrijfscontent
Online
adviesgesprek?
Dan kunnen we u de mogelijkheden van Migrato direct uitleggen en laten zien. Dit doen we dan door de projecten en resultaten daarvan als inspiratie toe te lichten en daarna specifiek te kijken naar uw organisatie, processen, vraagstukken en mogelijkheden.