GGD Utrecht schoont, digitaliseert en ontsluit personeelsdossiers
Het leek op het eerste gezicht een redelijk recht-toe-recht-aan digitaliseringsproject. Door de uitbraak van corona en daarnaast een soms verwarrende of ontbrekende communicatie werd het voor de GGD Regio Utrecht toch nog een ‘lastig’ traject. Maar wel met het gewenste resultaat, mede dankzij ‘derde partij’ Migrato die de losse draad oppakte.
Communicatie blijkt eens te meer cruciaal voor succes digitaliseringsproject.
Sietske Veen, Coördinator DIV bij de GGD Regio Utrecht en één van de aanjagers van het project Digitalisering Personeelsdossiers kijkt samen met manager HR & Finance Danny Harnisch terug op het project: ‘Het was een helder en duidelijk omschreven project. Naar aanleiding van een verhuizing hadden we besloten dat een deel van de papieren archieven in ieder geval niet als papier meer zou meeverhuizen. Daaronder zat ook zo’n zestien strekkende meter personeelsdossiers. Bij elkaar ongeveer 675 dossiers. Met daarin uiteraard van alles aan documenten, contracten, certificaten etc. Het project speelde al net voor de coronapandemie uitbrak. We hadden uitvraag gedaan in de markt en we hadden een digitaliseringspartner gekozen op basis van de input die zij hadden gegeven op onze vraag. Snel starten zou je dus denken…’
Scannen en digitaal ontsluiten
Danny: ‘De vraag was in principe niet zo ingewikkeld: digitaliseer voor ons de personeelsdossiers en maak die digitaal ontsluitbaar in onze HR-applicatie voor de betrokkenen die daartoe toegang moeten kunnen hebben. Vervolgens brak corona uit. Daarmee werd hier intern de focus wel even verlegd, zullen we maar zeggen. Dat wilde echter niet zeggen dat het project daarmee stil moest komen te liggen. Dat kwam het ook niet, maar het werd wel erg stil. We hadden op een bepaald moment niet meer het gevoel dat we nog grip hadden. Wat bleek, achter de schermen speelde mee dat de partner van onze digitaliseringspartner niet goed werd ‘gevoed’. Die derde partij, Migrato in dit geval, had moeite met het (automatisch) classificeren van een aantal documenten die wij in onze dossiers hadden. Het ging daarbij om de benaming van specifieke documenten. Wij hadden een andere benaming voor documenten dan wat we op basis van de automatische classificatie terugkregen om in ons HR-systeem te laten inlopen. Daar kwam wel bij dat we veel meer en verschillende documenttypen hadden dan we aanvankelijk hadden ingeschat. Daarin viel wat te verbeteren.’
Geen communicatie, wel irritatie
Sietske vult aan: ‘Over dat verschil in benaming werd naar ons toe niet gecommuniceerd door de ‘man in the middle’, de projecteider van onze digitaliseringspartner. Dat leidde op een bepaald moment tot een vorm van ‘Chinees fluisteren’: je vertelt aan het begin van de lijn iets, maar aan het eind van de lijn krijg je heel iets anders terug. Er kwamen geen bevredigende resultaten onze kant uit, maar er kwam ook geen feedback op wat we aanleverden. Bovendien hadden we het idee dat de tussenpersoon niet goed begreep waar wij naartoe wilden en het daarom Migrato ook niet kon vertellen. Andersom, Migrato kon blijkbaar de projectleider niet duidelijk maken wat zij van ons nodig hadden om de ontsluiting van de digitaal gemaakte dossiers goed te organiseren. De conversie van papieren naar digitale documenten was prima verlopen. Het sorteren, schonen en digitaliseren van de dossiers verliep perfect. De automatische classificatie van deze documenten daarna bleek echter een heel andere uitdaging. Kortom, een Babylonische spraakverwarring volgde die over en weer tot veel irritatie leidde. Totdat Migrato zelf het initiatief nam en Oscar Dubbeldam ons belde voor een afspraak.’
Snel duidelijkheid door gesprek
Oscar en Sietske spraken met elkaar over de wederzijdse onduidelijkheden en de gang van zaken tot dan toe. Sietske: ‘We waren het erover eens dat het digitaliseren prima was verlopen, maar dat het vervolg behoorlijk was ontspoord. Oscar kon ons eindelijk helderheid verschaffen over wat er misging met de classificatie van de documenten. Hij liet simpelweg op zijn laptop zien hoe het werkte met de input die hij had gekregen. Dat werkte dus niet zoals we gedacht hadden… Het proces zou geautomatiseerd moeten kunnen verlopen, maar dat ging niet op deze manier in ieder geval. Met name de vertaalslag van de terminologie zoals wij die gebruikten in de dossiers naar een consequente digitale classificatie ervan voor het HR-systeem ging regelmatig fout. Door die mismatch moest Migrato documenten handmatig classificeren. Dat gebeurde vervolgens niet altijd even consequent bij dezelfde input, waardoor wij intern een deel van de classificaties opnieuw moesten doen. Veel werk waarvan we juist het idee hadden dat we dat hadden uitbesteed.’
Tevreden over resultaat, niet over het pad erheen
Na het gesprek met Migrato kwam meer duidelijkheid. Sietske: ‘Met Migrato hebben we vervolgens afspraken gemaakt over hoe het vervolg aan te pakken. Er is een schifting gemaakt in het aantal documenttypen zoals we die in de dossiers benoemd wilden hebben. De ongeveer 145 door Migrato geconstateerde verschillende documenttypen zijn teruggebracht naar maximaal zo’n 80 documenttypen. Dat maakte het een stuk overzichtelijker. Het verwerkingsproces en de automatische classificatie verliepen daarna een stuk soepeler en het eindresultaat is uiteindelijk naar tevredenheid, anders hadden we dit gesprek niet gehad. De weg er naartoe had echter wel wat eenvoudiger gekund.’
Communicatie cruciaal
Een project met hindernissen? Danny: ‘Het was duidelijk dat de communicatie tussen de digitaliseringspartner en Migrato niet optimaal verliep. Daarvan kregen wij niets mee, maar we werden wel geconfronteerd met de resultaten van die onduidelijkheden. Als je gedurende een periode niets hoort, is dat funest voor het vertrouwen. Het is dat Migrato uiteindelijk zelf het initiatief heeft genomen om de zaak helder te krijgen, anders was dit waarschijnlijk niet goed afgelopen. Wij hadden er op voorhand al veel tijd en energie in gesproken en als je dan niet de resultaten krijgt die je verwachtte…. We hebben uiteindelijk veel tijd verloren door een verkeerde aanpak met wederzijds verschillende verwachtingen en dat was te voorkomen geweest.’
Iedereen op scherp voor het juiste resultaat
Danny: ‘Overigens, in een latere fase van het project is de relatiemanager van de digitaliseringspartner er bij gekomen. Die heeft goed werk verricht en zich sterk gemaakt voor onze zaak. Vanaf dat moment werd het weer een proactief proces. Maar tot dat moment kregen we echt het idee dat we wel goed waren voor de opdracht, maar dat ze er ook weer niet te veel werk voor zouden moeten hoeven doen… Gelukkig heeft Migrato zelf initiatief getoond. We zijn blij dat het uiteindelijk allemaal toch is goed gekomen en we zijn ook blij met het resultaat. Het heeft alle betrokkenen wel weer op scherp gezet: niet alles is even vanzelfsprekend voor iedereen, ook niet bij wat een standaard digitaliseringsproject lijkt. Een goede communicatie en het afstemmen van de verwachtingen en functionaliteit zijn cruciaal voor een goed eindresultaat.’
Leermoment
Voor de GGD Regio Utrecht is het absoluut een leermoment geweest. Sietske: ‘Bij een volgend project zullen we er meer bovenop zitten over wie welke rol heeft en wat we van de partners mogen verwachten. En ook wat ze van ons wel of niet mogen verwachten. Met tussentijdse communicatie over voortgang en resultaat…’
Geïnteresseerd in onze andere referenties?
Bekijk onze overige klantverhalen
GGD Utrecht
Personeelsdossiers, analyseren, classificeren, opschonen en upload naar AFAS
Nieuwe referentie
Introductie van de referentie
Gemeente Leiden
‘Dossiers op Orde’ leidt straks tot 150 Tb aan digitaal archief bouwdossiers
Online
adviesgesprek?
Dan kunnen we u de mogelijkheden van Migrato direct uitleggen en laten zien. Dit doen we dan door de projecten en resultaten daarvan als inspiratie toe te lichten en daarna specifiek te kijken naar uw organisatie, processen, vraagstukken en mogelijkheden.