Dossiers op Orde’ leidt straks tot 150 Tb aan digitaal archief bouwdossiers
Het is wel een klusje, maar als je het doet, dan moet het ook goed. Relinde Reuvekamp is werkzaam bij Erfgoed Leiden en Omstreken. Ze werken daar keihard aan digitale duurzaamheid en beheer voor alle overheidsinformatie van de aangesloten gemeenten en andere partijen zoals Voorbeelden verbonden partijen: BSGR, HLTsamen, Holland Rijnland, ISD Bollenstreek, Omgevingsdienst West-Holland, RDOG Hollands Midden, Servicepunt71 en Veiligheidsregio Hollands Midden/Brandweer.
Zo wilde de gemeente Leiden een fors aantal bouwdossiers laten digitaliseren om de toegankelijkheid ervan te vereenvoudigen. Het geheel moest vervolgens uniform geordend en geschikt gemaakt worden voor opslag in het e-depot. Met partner Migrato is het project al een flink eind op gang. Maar ze zijn er nog niet.
Als projectleider kreeg Relinde te maken met het verzoek van de gemeente Leiden om de bouwdossiers uit de periode 1929-2010 naar digitaal formaat over te zetten. Het totaal aan dossiers moest vervolgens zodanig digitaal geordend worden dat het snel en eenduidig ontsluitbaar zou zijn en geschikt voor overbrenging naar het e-depot. Relinde: ‘Als archiefinstelling dragen wij zorg voor een zorgvuldig beheer (inclusief archivering en overbrenging) van relevante overheidsinformatie die binnen de gemeente worden gecreëerd, bewerkt, opgeslagen en uiteindelijk overgebracht naar het e-depot.’
Voor de eeuwigheid
Op de website van Erfgoed Leiden en Omstreken staat de missie van de organisatie: het is, kort samengevat, dé plek van mensen met hart voor het verleden. Zoals op de website van Erfgoed Leiden staat omschreven: We willen mensen, van jong tot oud, in het hart raken en de fascinatie voor hun verleden delen. We activeren mensen om hun geschiedenis te ontdekken en te beleven. Dat doen we omdat het verleden een bron van inspiratie is. Daar moeten we zuinig op zijn en goed voor zorgen. Want in een dichtbevolkt land is erfgoed kwetsbaar. Daarom laat Erfgoed Leiden de waarde zien van gebouwen, archeologie, archieven en verhalen. In Leiden en Omstreken. Dit erfgoed stellen we veilig tot in de eeuwigheid door collecties te beheren, te delen en toegankelijk te maken voor iedereen. Dat doen we met steun van gemeenten, vakgenoten, vrijwilligers en het publiek.’
Relinde: ‘Dat houdt in dat er tussentijds wel actie moet worden ondernomen om die toegankelijkheid te waarborgen.
Tot in de eeuwigheid is echter best lang. Dan is het cruciaal dat bijvoorbeeld documenten op een goede manier geordend worden, zodat ze ook op langere termijn eenvoudig en eenduidig teruggezocht en gevonden kunnen worden. Relinde: ‘Een van de aanvragen die we vanuit de gemeente Leiden kregen was om op die basis de bouwdossiers uit de periode 1929 tot en met 2010 ‘veilig te stellen’. Vervolgens moesten ze geschikt gemaakt worden voor overbrenging naar het e-depot. Dat was en is nog niet zo eenvoudig. De scans en bijbehorende metadata (zoals adres, jaar van vergunning, bouwjaar, architect) moeten in een bepaalde structuur aangeleverd worden. Daarbij gaat het om bouwdossiers met een breed scala aan documenten. Van vergunningaanvraag tot -verlening en de bijbehorende correspondentie. Maar ook, en misschien wel vooral, tekeningen. Die tekeningen wilden we in detail kunnen blijven raadplegen. De opdracht was dus om die in tiff-formaat te digitaliseren en vervolgens ontsluitbaar te maken.’
Ontsluiting volgens TMLO-standaard
Er werden dus hoge eisen gesteld aan de af te leveren bestanden en de metadatering die erbij hoort. Die laatste moest voldoen aan de TMLO-standaard (Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden). Deze zal in de toekomst gemapt worden naar de recentere MDTO-standaard (Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie). Relinde: ‘Omdat de TMLO metadata in één groot Excel bestand werd aangeleverd en deze omgezet moest worden in XML bestanden in een bepaalde structuur, gingen we op zoek naar een geschikte samenwerkingspartner om dit deel op zich te nemen. Daarvoor zochten we met name een partner met uitgebreide kennis van migraties, metadatering & ontsluiting. Maar ook een die wist hoe we dat op de meest efficiënte – dus een zoveel mogelijk geautomatiseerde – manier zouden kunnen realiseren. Zo kwamen we via “Van Kaliber” bij Migrato. Zij bleken in staat via een vorm van scripting die automatische omzetting en metadatering te realiseren. Dat ging uiteraard niet binnen één dag, maar het lukte ze wel. Migrato en wij hebben elkaar daarin perfect kunnen aanvullen.’
Meer onderscheid en toch koppelingen
Eén van de zaken waar ze in het project tegenaan liepen en wat de scripting een uitdaging maakte was het feit dat de scans in dossiers werden aangeleverd, maar zonder de originele tabverdeling die meer context bood. ‘Dat was niet genoeg om de documenten efficiënt op type en inhoud binnen een dossier te kunnen ontsluiten. Bovendien waren er dossiers die meerdere adressen bevatten. De eerste ingang bij een opvraging verloopt via een adres; maar wat nu als een vergunning op meerdere adressen van toepassing is? Dan wordt het lastig en verwarrend. Migrato was in staat om ons met beide problemen te helpen en zorgde voor (meer) orde en onderscheid in de dossiers. Via een complexe scripting zijn ze erin geslaagd om op de juiste plekken onderscheid aan te brengen en zaken die wél bij elkaar horen via XML aan elkaar te koppelen.’
Meer dan een kilometer dossiers
Niet op één dag klaar is een understatement. Het is niet alleen een ingewikkelde klus, maar vooral ook een omvangrijke klus. Relinde: ‘Bij elkaar gaat het om 19 batches. Voor ons – en dus voor het e-depot – moesten de tekeningen in tiff-formaat worden opgeslagen. Voor de raadpleging zorgen we ook voor een gecomprimeerde versie van elk bestand in JPEG2000. Op het moment dat er echt detailniveau nodig is, kunnen de dossiers straks – met name dus de tekeningen – bij ons geraadpleegd worden in die extra hoge resolutie. Om je een idee te geven, het gaat uiteindelijk om in totaal 150 Tb aan bestanden. Als alle batches gedaan zijn, maar dat is nog niet het geval…’
Sterker nog, inmiddels is iets minder dan 20 procent van de bedoelde bouwdossiers afgehandeld op de manier die geschikt is voor opslag en ontsluiting via het e-depot. ‘We hebben geregeld contact met Migrato over de voortgang’, aldus Relinde. ‘Bij de opstart van het project was er zeer frequent contact. Dat heb ik wel als zeer prettig ervaren. Het is goed om met elkaar op te trekken en elkaar direct op de hoogte te houden. Natuurlijk gingen er ook wel eens zaken net even anders dan gedacht, maar Migrato was altijd snel en flexibel om eventuele problemen bijtijds op te lossen.’
Tot het project is afgerond en de digitale dossiers formeel zijn overgebracht, krijgt de gemeente Leiden, waar deze bouwdossiers betrekking op hebben en die tot die tijd de raadpleging en dienstverlening op zich nemen, de digitale versies van de dossiers met de tekeningen in pdf-formaat. Dat is prima werkbaar. ‘Dat is minder tijdrovend en betekent dat voor de gemeente onze digitaliseringspartner al wat verder is in het project. Daar zijn inmiddels 13 van de in totaal 19 batches verwerkt. Voor ons als Erfgoed Leiden en Omstreken zijn we in batch 3 als het gaat om de volledige digitalisering en metadatering. Dat zegt wel iets over de omvang van dit project en de manier waarop we het willen hebben.’ Dat de gemeente de raadpleging/dienstverlening nog regelt is echter een tijdelijke oplossing. Zodra alles in het e-depot is veiliggesteld moeten die pdf’s worden vernietigd. De bestanden zijn niet voor niets aan ons overgedragen.
Voor de vele belangstellenden voor de dossiers (publiek, architecten, wetenschappers, onderzoekers, bouwhistorici etc.) zijn de exemplaren bij de gemeente dus al wel voor een heel groot deel digitaal en uniform beschikbaar. ‘Dat we niet verder terug hoeven dan 1929 heeft te maken met de grote brand in het stadhuis van Leiden. Toen is bijna het hele archief verloren gegaan. Precies de reden waarom we nu geen halve maatregelen nemen. We zijn daar misschien wat langer mee bezig, maar het resultaat staat bovenaan’, aldus Relinde tot slot.
Geïnteresseerd in onze andere referenties?
Bekijk onze overige klantverhalen
GGD Utrecht
Personeelsdossiers, analyseren, classificeren, opschonen en upload naar AFAS
Nieuwe referentie
Introductie van de referentie
Nieuwe referentie
Introductie van de referentie
Online
adviesgesprek?
Dan kunnen we u de mogelijkheden van Migrato direct uitleggen en laten zien. Dit doen we dan door de projecten en resultaten daarvan als inspiratie toe te lichten en daarna specifiek te kijken naar uw organisatie, processen, vraagstukken en mogelijkheden.