Document analyse
De Content Analyse dienst is het vertrekpunt van een gedetailleerde Content Discovery. Content Discovery analyseert en ontsluit leesbare informatie in bestanden. Dit gebeurt onder andere met behulp van machine learning en taaltechnologie.
Zoeken in al uw documentverzamelingen
Stel u zoekt de specifieke notulen van een bestuursvergadering van juli vorig jaar, waarbij projectontwikkelaar Jansen een presentatie gaf over de lokale woningmarkt. Voor deze analyse is meer informatie van het bestand vereist dan alleen de naam en bestandsgegevens: afgebakende tekst en gegevens uit de inhoud zijn hiervoor essentieel. Onze MICC Content Discovery geeft u beslissingsondersteuning die eenvoudig aanpasbaar is voor verschillende typen documentverzamelingen.
Document classificatie
Het is lang niet altijd mogelijk om op basis van de bestandsnaam, de opslaglocatie en het bestandtype te bepalen wat voor soort document het betreft. Is het een beoordelingsformulier, een aanvraag zwangerschapsverlof, notulen van een vergadering of een projectplan? Er staan altijd woorden in de inhoudelijke tekst, die gebruikt kunnen worden om het documentsoort te bepalen.
Weten wat voor soort document het is, is van groot belang voor de koppeling met een dossier, de bepaling van de bewaar- of vernietigingstermijn, de relatie tot een proces of de juiste registratie in een beheerssysteem.
De MICC software herkent inhoudelijk soortgelijke documenten, groepeert deze en doet classificatiesuggesties. Zo realiseert u in zeer korte tijd een documentclassificatiemodel dat gebruikt wordt voor de semi-automatische classificatie van alle andere soortgelijke documenten in uw organisatie.
Op basis van het documenttype kunt u gericht metadata uit het document extraheren voor automatische vulling van registratievelden. Zo bespaart de MICC software enorm veel mens gebaseerde analyse en overtype tijd. De geautomatiseerde dienst is 24/7 beschikbaar en is altijd juist. Dit geldt ook voor reeds bestaande documentverzamelingen in uw organisatie en nieuw ontvangen of gemaakte documenten.
Voordelen
En wat doet u als er vele miljoenen documenten in een oud opslagsysteem moeten worden geclassificeerd op ouderdom, documenttype en klantgegevens?
De MICC Content Discovery geeft gedetailleerde informatie en inzicht in de inhoud van de bestanden in de gegevensverzameling. Een verfijnd hulpmiddel voor de privacy officer, de personeelsmanager, de businessmanager of de projectmanager die exact moet weten welke bestanden inhoudelijk van belang zijn of aandacht vereisen.
Door het gebruik van deze MICC dienst heeft u in één klik inzicht in de volgende informatie:
- De controle op persoon gerelateerde AVG-gevoeligheid
- Het detecteren van klantinformatie
- Controle op archiefwaardigheid
- Het vinden van specifieke projectgegevens
- Het documenttype (als arbeidsovereenkomst, notulen, factuur, bouwtekening)
Content Discovery, bestandsdetectie en -selectie werkt op basis van de inhoud en ontsluit de opgeslagen informatie tot op individueel bestands- en woordniveau. De dienst haalt relevante informatie uit het document. Dit past u direct toe voor classificatie, registratie en verwerking. Ook selecteert u hiermee eenvoudig bestanden voor vernietiging of migratie naar de nieuwe beheeromgeving.
Hoe werkt de gegevensanalyse
Content Discovery werkt op basis van taaltechnologie, machine learning en data-analyse. Het geeft u exact de relevantie van de statistische en inhoudelijke documentgegevens in relatie tot uw vraagstelling. De dienst werkt op basis van aanpasbare variabele wegingsfactoren, die bijvoorbeeld weergeven:
- Waar het bestand over gaat
- Het woordgebruik en de toonzetting
Het resultaat
Dit resulteert in een zeer hoge kwaliteit van de document-classificatie, -detectie en selectie. De resultaten van een Content Analyse en Content Discovery bieden nog vele andere mogelijkheden. Enkele hiervan zijn:
- Bepalen van de AVG/GDPR gevoeligheid van een verzameling en de sortering van gevonden bestanden op aandachts- of risiconiveau
- Verzamelen van klant- of project specifieke documenten en het samenstellen van een uniform digitaal dossier
- Classificeren en selecteren van relevante documenten en bestanden om invulling te geven aan een Wob-verzoek
- Het koppelen van losse bestanden aan nieuwe elektronische verwerkingsprocessen
- Selectie van archiefwaardige documenten en het verzamelen van de noodzakelijke metadata voor de overdracht naar een e-depot
Ook documenten in dynamische processen zoals inkomende digitale post, bestandsinput via een selfservice portaal of documentuitwisseling tussen organisatie (bv een gemeente en veiligheidsregio) worden met een Content Discovery geanalyseerd voor directe classificatie en verwerking.
Content Discovery met Migrato
De Content Discovery service is 24/7 beschikbaar en helpt zo organisaties hun digitale transitie te realiseren. Migrato heeft de afgelopen jaren diverse ondernemingen waardevolle inzichten gegeven in de inhoud van hun opgeslagen informatie door middel van de Content Discovery dienst. Enkele voorbeelden van deze organisaties zijn ABN AMRO, Achmea, Kadaster en Wienerberger.
Benieuwd naar hoe Migrato klanten heeft geholpen om los opgeslagen bestanden te classificeren en te koppelen aan bedrijfsprocessen? Lees dan onze referenties.
Niet helemaal wat u zocht?
Bekijk onze overige diensten
Content
Analysis
Verzamel en analyseer gegevens binnen uw organisatie
Content Migration
Opschoning en automatisering van migratie projecten
Content Publication
Automatisering en publicatie van uw bedrijfscontent
Online
adviesgesprek?
Dan kunnen we u de mogelijkheden van Migrato direct uitleggen en laten zien. Dit doen we dan door de projecten en resultaten daarvan als inspiratie toe te lichten en daarna specifiek te kijken naar uw organisatie, processen, vraagstukken en mogelijkheden.